A1
Mehr als ein Jahr Pandemie hat gezeigt, dass es unzählige Bereiche des Berufslebens gibt, die sich nachhaltig verändert haben. Im Rahmen einer Studie, durchgeführt von Integral Österreich, hat A1 in mehr als 350 Unternehmen HR-Verantwortliche nach ihrer Einschätzung hinsichtlich des (post)-pandemischen Büroalltags befragt.
„Am 13. März 2020 war D‑Day nicht nur für uns, sondern für die Mehrzahl der Unternehmen in Österreich. Innerhalb einer Woche haben wir mehr als 4.000 MitarbeiterInnen ins Home Office übersiedelt. Dieser Schritt war von zahlreichen Fragen geprägt: Wie wird sich das Arbeiten auf die Produktivität, auf die Belastbarkeit, aber auch auf die Gesundheit der MitarbeiterInnen auswirken? Und so wollten wir natürlich auch wissen, wie es anderen Unternehmen in den letzten 14 Monaten ergangen ist und welchen Beitrag wir als führender Kommunikationsanbieter in Österreich leisten können, um andere Unternehmen noch fitter für die Digitalisierung machen zu können“, fasst Fred Mahringer, Director Human Resources A1, die Zielsetzung der Studie zusammen.
51 Prozent der befragten Unternehmen nützen Home Office
Jeder zweite Betrieb nutzt Home Office, wobei die Potenziale aber bei weitem nicht ausgeschöpft und nach Corona auf 43 Prozent sinken werden. Nur vier von zehn Unternehmen planen einen Home Office-Einsatz auch nach Corona. Vor Corona gab es bei 31 Prozent der Unternehmen die Möglichkeit zum Home Office, aktuell ist es bei 78 Prozent möglich.
Effekte von Home Office auf Zufriedenheit und Produktivität
Aus Sicht der HR-Verantwortlichen steigt die Arbeitszufriedenheit der MitarbeiterInnen im Home Office (39 Prozent), nur eine Minderheit (13 Prozent) beobachtet einen Rückgang. Allerdings ergibt sich ein ambivalentes Bild hinsichtlich der Produktivität: je ein Viertel der Befragten berichtet von einer Verbesserung (23 Prozent) bzw. Verschlechterung (27 Prozent).
43 Prozent der Unternehmen können branchen- und tätigkeitsbedingt nicht allen MitarbeiterInnen Home Office anbieten
Aufgrund der unterschiedlichen Branchen und Industrien – beispielsweise Produktion, Bau, Security Bereich, Transportwesen, Lager, Gastronomie – aber auch der Tätigkeiten – Kundenkontakt, Lehrlingsausbildung, Praktika – und individuellen Möglichkeiten wie ungeeignete Ausstattung oder auch räumliche Verhältnisse können 43 Prozent der Unternehmen nicht allen MitarbeiterInnen Home Office anbieten.
Vorteile und Herausforderungen für die MitarbeiterInnen
Der Herausforderung durch Mehrfachbelastung während der Corona-Pandemie stehen flexibleres Zeitmanagement bzw. Zeitersparnis gegenüber. So sehen 80 Prozent der Befragten eine Mehrfachbelastung durch Selbstorganisation, 76 Prozent den Verlust sozialer Kontakte und 63 Prozent fehlende Informationen, aber auch die Belastung durch Vermischung von Privatem mit Beruflichem als die größten Herausforderungen. Die Vorteile für MitarbeiterInnen werden in erster Linie in der konkreten Zeitersparnis (67 Prozent) und der Möglichkeit der Selbstorganisation (80 Prozent) gesehen.
Einleitung von unternehmensinternen Digitalisierungsprozessen
In fast jedem zweiten Unternehmen (45 Prozent) hat Corona zur Veränderung von internen Steuerungsprozessen und damit zu einem Digitalisierungs-Boost geführt. Das betrifft beispielsweise die Einführung der elektronischen Signatur, das interne Formularwesen oder neue bzw. verbesserte E‑Learning Tools.
Optimierungsmöglichkeit für Home Office hinsichtlich technischer Rahmenbedingungen
71 Prozent sehen Optimierungspotenzial, davon nahezu alle im Bereich der Internetqualität. Verbesserungsbedarf besteht auch im Angebot an technischen Plattformen zur Zusammenarbeit (23 Prozent) sowie bei Tools zur Ressourcenplanung (15 Prozent). Ein Viertel sieht Bedarf an Beratungs- und Schulungsangeboten.
Sehr gut funktionieren u.a. Kommunikationslösungen, Online-Zugriffe auf Geschäftsdaten sowie Security Software (jeweils mehr als 85 Prozent Zustimmung). Mehr Probleme hingegen finden sich bei der Internetbandbreite (60 Prozent Zustimmung) und Kundenkontakten (71 Prozent Zustimmung) im Zusammenhang mit Home Office.
Bereits ein Viertel der Unternehmen hat spezielle Home Office Tools (z.B. Digitale Zeiterfassung, Web Applikationen) zur Steuerung von Ressourcen im Einsatz, hier tendenziell aber die größeren Firmen.
Finanzierung von Home Office Equipment und Kostenersatz
Hardware wird meist ausschließlich von der Firma bezahlt, Büromöbel (wie z.B. Arbeitstische, Sessel) und Internetanschluss teilweise von MitarbeiterInnen. Die meisten Firmen stellen Notebooks (85 Prozent) oder Handys (76 Prozent) zur Verfügung, Internetanschlüsse werden nur von 14 Prozent zur Gänze von der Firma bezahlt. Kostenersatz gibt es aktuell nur bei 12 Prozent.
Weitere Auswirkungen
Sechs von zehn Betrieben haben spezielle Maßnahmen, wie beispielsweise Betriebsvereinbarungen (34 Prozent) bzw. Fortbildung für Führungskräfte (29 Prozent), getroffen.
Und auch auf den Immobilienmarkt wirken sich verstärkte Home Office Tätigkeiten aus: 20 Prozent sehen Sparpotenzial bei Büroflächen (ev. Coworking-Space für Start-ups), im Schnitt erwartet man eine Reduktion der Büroflächenkosten von ca. 28 Prozent.
Investition in klare Vorgaben und mehr Vertrauen bzw. Unterstützung sind die Top-Empfehlungen
Die Entwicklung von klaren Vorgaben und Guidance sind für knapp die Hälfte der HR-Verantwortlichen eine wichtige Empfehlung (48 Prozent). 40 Prozent raten zu mehr Vertrauen in die Fähigkeiten der MitarbeiterInnen, aber gleichzeitig auch zu Flexibilität sowie Support zur Selbstorganisation.
Bei A1 wird das Büro zum Social Hub
„Bei uns stellt sich nicht mehr die Frage, wann komme ich ins Büro, sondern warum komme ich ins Büro“, erklärt Mahringer die New Work Situation bei A1. Wichtig sind Meetings, kreatives Zusammenarbeiten und die soziale Interaktion. Führungskräfte wurden und werden hinsichtlich des neuen Arbeitens geschult und geben Support zur Selbstorganisation, aber auch Vertrauen und Flexibilität in die neue Arbeitsweise.
Neue Kommunikationsformate, wie zweiwöchentliche Vorstandsupdates, regelmäßige Infomails von HR oder der Internen Kommunikation halten die MitarbeiterInnen am Laufenden. Daily Stand-ups vervollständigen die Mitarbeiterkommunikation, die einen neuen Stellenwert erhalten hat. Die Rahmenbedingungen für die MitarbeiterInnen wurden in einer neuen Betriebsvereinbarung auf Basis der gesetzlichen Homeoffice-Regelungen vereinbart. Zusätzlich schaffen neue Programme und Möglichkeiten hinsichtlich Arbeitszeit, Pausen und Erreichbarkeit die notwendige Rechtssicherheit. Der Ausbau von E‑Learning Tools und die entsprechende technische Infrastruktur (alle MitarbeiterInnen haben Diensthandy, Dienstlaptop und ab Juli 40 Mbit gratis Internet) unterstützen einen Wandel im Büroalltag von A1, der nicht mehr aufzuhalten ist.
„Zusammenfassend kann man sagen, dass sich bei A1 das Büro hin zum Social Hub entwickelt hat und wir einen riesigen Entwicklungsschritt in Richtung agiler Organisation mit mehr Selbstverantwortung fürs Team und damit veränderter Führungskultur gemacht haben. Diese Transformation wollen wir weiterführen und dabei jene Maßnahmen, die wir während der Pandemiezeit ausprobiert und die super funktioniert haben, beibehalten. Aber natürlich werden wir auch weiterhin genügend Raum und Möglichkeiten für persönliche Meetings haben,“ so Mahringer abschließend.
